¿Qué es BPM y cómo se puede aplicar a tu empresa?

¿Alguna vez has escuchado lo que es un “Sistema de gestión por procesos”? En un mercado dinámico y competitivo, marcado por tantas nuevas tecnologías de la información como en el que nos encontramos, es posible ver como las empresas necesitan lograr adaptarse de una manera más ágil a los cambios.

Es aquí donde los sistemas de gestión por procesos o mejor conocidos como BPM (Business Process Management), entran a jugar un papel muy importante en los procesos de automatización de una compañía, ya que crean todo un sistema integrando modelado, automatización, ejecución, control, medición y optimización de flujos de actividad empresarial.

La tecnología BPM nos ayuda a aumentar la visibilidad de nuestros procesos de negocio, lo cual nos ayudará a garantizar su control y a la vez, nos permitirá mejorar la comprensión que tenemos sobre los mismos. El uso adecuado de los recursos de nuestro negocio nos permitirá ser más productivos y convertirnos en una empresa más competitiva y mejor preparada para enfrentarse al futuro.

¿Por qué implementar tecnología BPM en tu empresa?

Todas las empresas deben buscar la optimización de procesos, mejorar la eficiencia y facilitar la toma de decisiones, lo cual hará que sea mucho más competitiva.

En el momento que pienses por qué debes implementar una tecnología que permita orquestar los procesos de tu empresa, convirtiéndolos en un proceso de automatización, debes pensar en que ganarás ventajas como:

• Mejorar la calidad de los productos y servicios ofrecidos.
• Mejorar el servicio al cliente.
• Involucrar de una manera activa a tu personal (colaboración y participación en los procesos).
• Minimizar el tiempo de acceso al sistema de información (documentación, bases de datos, entre otros).
• Aportar mecanismos para una mejor gestión y optimización de los procesos de negocio (automatización).
• Automatizar procesos y generar evidencia.

Estas son solo algunas ventajas de lo que tu negocio obtendrá al tener implementada la tecnología BPM, ya que sin importar si tu organización es grande o pequeña, estarás beneficiado de las mejoras en la gestión y control de los procesos que impactan directamente a recursos humanos, documentos, fuentes de información, aplicaciones, entre otros.

Ahora bien, ¿cómo implementar tecnología BPM en tu negocio?

Lo primero que debes tener en cuenta es que esta implementación implicará un cambio radical dentro de tu empresa, por lo cual, debe ser realizado con un estudio y una planificación previa, contando con la participación de todas las personas que forman parte de tu empresa. 

Hay 5 fases que debes tener en cuenta a la hora de comenzar con este proceso:

1. Definición de procesos

2. Selección de herramienta BPM

3. Ejecución de la herramienta BPM

4. Optimización del proceso de negocio

5. Formación de los colaboradores de tu empresa

1.  Definición de procesos

Comienza por el personal de la empresa que tiene la experiencia y conocimientos en cuanto a los diferentes procesos que se llevan a cabo en la compañía.

El propósito de esta definición es tener claros cuales son los procesos que se alinean con los objetivos de tu empresa, por lo que esta estrategia debe identificar cuáles de estos objetivos son los de mayor prioridad.

2.  Selección de herramienta BPM

Aquí deberás entender cuál es la necesidad de tu empresa teniendo en cuenta por lo menos estos dos tipos de criterios:

• Criterios técnicos: Ten en cuenta las funciones propias de la herramienta BPM y que podría aportar técnicamente a tu negocio (automatización de procesos, integración, diseño de formularios, sistemas operativos soportados, entre otros).
• Criterios no técnicos: Debes tener en cuenta aspectos generales como los proveedores del servicio y costo del software.

Al realizar este filtro, entendiendo la necesidad de tu negocio, podrás ser más objetivo a la hora de seleccionar una herramienta BPM que esté acorde con tus procesos de negocio. 

3.  Ejecución de la herramienta BPM

Después de seleccionar la herramienta más adecuada para tu negocio, entramos en la fase de acción que comienza a materializar el cambio con la implementación de la herramienta BPM.

Esta fase puedes dividirla en 4 partes que ayudarán a comprender mejor el proceso de ejecución:

• Definición de acciones: Define cuales son los procesos por realizar como eventos, actividades, subprocesos y a las personas que están involucradas en ellos. Aquí también comenzarás a tener en cuenta las métricas y KPIs apropiados para medir, controlar y evaluar el desempeño de la herramienta BPM.
• Automatización de procesos: Aquí entran en juego funciones como IBM Business Automation Workflow, la cual está presente en nuestro producto Atomic. Esta función es clave para lograr la automatización de procesos creando flujos de trabajo que permiten la mejora en productividad y colaboración entre equipos, uniendo la información con los procesos y usuarios.
• Integración y despliegue: En este punto integraremos la herramienta BPM creando una conexión entre las aplicaciones que utiliza la empresa y sus usuarios, logrando así el despliegue del proceso de negocio (asignando los roles, permisos, definiendo el número de usuarios para cada proceso, entre otros).
• Monitorización de los procesos: ¿Recuerdas las métricas y KPIs definidos en las acciones de implementación? Pues bien, es aquí donde los utilizaremos para monitorear y realizar seguimiento de todo el proceso que hemos automatizado. Esto será fundamental para tomar decisiones concretas de nuestro proceso de negocio.

4.  Optimización del proceso de negocio

Gracias a la consecución de las fases a la hora de realizar la implementación de nuestra herramienta BPM, ahora entraremos en la fase de optimización, para lo cual es necesario ya haber analizado las métricas y KPIs de los procesos desde su fase de implementación.

Ahora, debemos analizar esos resultados obtenidos y de esta manera lograr presentar propuestas que nos permitan mejorar los procesos, haciéndolos cada vez mejores. 

5.  Formación de los colaboradores tu empresa

Como lo mencionamos un poco antes, es importante hacer que todos los colaboradores de tu empresa sean partícipes de la implementación de la herramienta o tecnología BPM, por lo que es necesario que en cada una de las fases se encuentren presentes.

Con la implementación de un sistema de gestión por procesos o BPM, tu empresa conseguirá adaptar sus procesos de una manera que permita lograr una mejora continua, facilitando la toma de decisiones, lo cual permitirá que tanto los procesos de negocio como la empresa, sean más competitivos en el mercado actual.

Ahora que sabes cómo funcionan las herramientas BPM y como pueden hacer crecer y mejorar tus procesos de negocio, nuestra compañía puede ir de la mano contigo para el proceso de transformación digital que requiere tu negocio. Contamos con una herramienta que posibilita la automatización de procesos, generando eficiencia operativa en tu compañía, uniendo la información con los procesos y usuarios, mediante la implementación de flujos de trabajo.

Estamos preparados para llevar tu empresa a otro nivel, ¡comencemos!