La gestión documental es el proceso que se encarga de recibir, organizar y clasificar los documentos que circulan en una empresa con unas normas definidas que permiten garantizar que todas las empresas y organizaciones funcionen con las mismas directrices. Esto facilita las relaciones comerciales, ya que saben lo que se espera de ellas, así como de su uso de servicios con enfoque documental. Además, a la hora de una auditoría es más fácil comparar y contrastar las empresas porque están regidas bajo los mismos parámetros, permitiendo así la creación de estándares para el progreso de toda la industria, esto se basa en intentar regir un conjunto de normas que cada empresa pública o privada debe cumplir y utilizar para lograr mejores estándares de eficiencia, es decir, optimizar tiempo y recursos dentro de todas las áreas de la empresa.
Un sistema de gestión documental bien estructurado les ayudará a las empresas a aumentar la eficiencia y la productividad, así como predecir problemas relacionados con la información y los documentos, al tiempo que reduce el consumo de recursos. Esta información se puede utilizar para una variedad de propósitos, como facturación, servicio al cliente y contabilidad.
El ciclo vital del documento
En cuanto a la efectividad de la gestión documental, se lleva a cabo un proceso llamado “ciclo vital del documento” y consta de ocho pasos:
- Producción del documento
- Recepción del documento en la empresa
- El trámite de sistematizarlo
- Distribución del documento
- Organización en las gavetas de archivo
- Consulta
- Conservación de los archivos
- La disposición final
El último punto se refiere a si el archivo va para archivo central, es decir, agrupa los archivos y no es tan frecuente su consulta o si va para archivo histórico, es decir, los documentos que se tienen para conservación permanente.
Con el correcto funcionamiento de este ciclo, se evita la pérdida de los archivos en el proceso o que se almacenen incorrectamente. Cabe resaltar que los documentos pueden llegar a la empresa en forma de papel o en formato digital. Sin embargo, en Colombia existe un marco que se toma en cuenta para esta gestión, el cual es la “Política Nacional de archivos”. De esta política también nace la Circular 0001 del 31 de marzo del 2020, en el país el uso de los documentos electrónicos es obligatorio, así los documentos en papel solo se utilizan como un único recurso.
¿En qué consiste la digitalización de archivos?
Se entiende por digitalización el proceso de pasar los documentos físicos a un formato digital en el que se puedan utilizar esos datos o información que contiene y procesarlos para un mejor manejo de la empresa. Se divide en dos grandes y fundamentales pasos: el escaneado y la indexación, la cual digita la información sobre el documento, es decir, la información relevante y características de los archivos. Este último proceso se puede realizar manualmente o por medio de un software que te permitirá tener el control de toda la información que entra y sale de tu empresa, garantizándote transparencia en los procesos y en la realización de actividades.
Apuntar a la digitalización de los documentos en una empresa trae múltiples beneficios internamente, así como al exterior: el del medio ambiente. Gracias a esta forma de almacenamiento de los archivos, las empresas reducen su consumo de papel, el cual resulta siendo aproximadamente el 40% de la madera que se utiliza, así que impacta de manera beneficiosa al ámbito ambiental, puesto que disminuye la rápida deforestación y la contaminación. Por otra parte, se suma el beneficio de que los documentos quedan seguros de por vida porque no se encuentran expuestos a factores que pueden elevar su deterioro, como factores climáticos. También nos permite acceder a la información de los archivos desde múltiples medios tecnológicos y compartirlos rápida y eficazmente.
Esto es importante porque todas las entidades deben tener un sistema de gestión de documentos electrónicos. La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”.
Así que otros beneficios que valen la pena resaltar y que se pueden encontrar de acuerdo con esta normativa son: la reducción de costes por el almacenamiento de los documentos, la seguridad de la información, la reducción de costes por suministros como impresoras, cartuchos de tinta, fotocopiadoras, papel, entre otros y el aporte al medio ambiente.
En Colombia, también existen la Circular externa 003 de febrero 27 de 2015, que establece el uso de la firma digital en el sector público y el Acuerdo 0038 del 19 de diciembre de 2017 que establece el formato de los documentos electrónicos. Como puedes ver, hay muchas normas cuando se trata de la gestión de documentos en Colombia y aunque se categoriza como interés general, puede ser un poco abrumador, pero con un buen conocimiento de cada norma, tu empresa podrá tener una adecuada gestión documental sin ningún problema haciendo parte de esta transición que estamos viviendo a la digitalización de toda la información, es el momento de animarse a dejar a un lado el papel y optar por una solución que no solo traiga beneficios económicos, sino que también sea amigable con el medio ambiente.
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